Latar Belakang
Dari kunjungan lapangan yang dilakukan oleh tim finance selama PNPM-MP I, banyak kasus penyimpangan dana terjadi karena kurang adanya kontrol baik oleh fasilitator kecamatan, Konsultan maupun masyarakat terhadap pengelolaan dana baik di tingkat UPK maupun di desa. Pengelolaan dana ini menjadi kurang perhatian karena FK atau FASKEU/FASKAB lebih melihat kepada proses dari kegiatan PNPM-MP sehingga pengelolaan dana diserahkan sepenuhnya kepada pengurus UPK tanpa pengawasan yang berarti. Laporan pertanggungjawaban yang di buat oleh UPK kadang kurang dipahami oleh masyarakat sehingga mereka tidak mengerti kondisi keuangan yang sebenarnya terjadi dan asal menerima pertanggungjawaban tersebut.
Kurang kontrolnya tentang pengelolaan dana ini juga disebakan karena FK maupun FASKEU/FASKAB kadang tidak mengerti tentang kondisi keuangan dan bagaimana bisa melihat adanya penyimpangan yang terjadi.
Berdasarkan kebutuhan lapangan bahwa konsultan/ fasilitator sangat membutuhkan suatu panduan tentang bagaimana bisa melihat berbagai penyimpangan yang terjadi khususnya di UPK, maka tim finance mencoba menyusun panduan pemeriksaan pengelolaan secara sederhana . Panduan ini di buat sesederhana dan semudah mungkin agar mudah dipahami dan dilaksanakan baik oleh konsultan maupun pelaku PNPM-MP lainnya.
Untuk melengkapi pemeriksaan pengelolaan dana di tingkat desa, bisa digunakan Formulir Pemeriksaan Detail Administrasi Desa.
Maksud dan Tujuan
Dengan disusunnya panduan ini, diharapkan agar setiap pelaku PNPM-MP bisa dengan mudah melakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap kondisii keuangan baik di tingkat kecamatan maupun tingkat desa. Pemeriksaan ini selain untuk melihat berbagai penyimpangan dana juga merupakan evaluasi kinerja bagi para pengurus UPK.
Dengan adanya evaluasi kinerja bagi para pengurus UPK maka UPK akan lebih bertanggungjawab dalam melaksanakan tugasnya, dan bisa diketahui hal-hal apa saja yang menjadi kebutuhan dari UPK misalnya apakah UPK perlu pelatihan atau studi banding ke kecamatan lain yang lebih bagus kondisinya. Dan jika menyangkut masalah penyimpangan dana maka bisa diambil tindak lanjut penyelesaian yang lebih cepat.
Materi Pemeriksaan
Materi pemeriksaan adalah semua pembukuan, rekening, bukti-bukti transaksi, dokumen-dokumen yang ada di UPK, TPK dan kelompok. Untuk memudahkan pemeriksaan di buat ceklist tentang apa saja yang menjadi point-point pemeriksaan. Ceklist ini dibuat menjadi dua bagian yaitu ceklist di tingkat kecamatan dan tingkat desa. Pemeriksaan desa merupakan perbandingan antara pencatatan di UPK dengan pencatatan yang ada di desa yang bersifat komulatif per tanggal pemeriksaan. Selain pemeriksaan yang berkaitan dengan pengelolaan dana di UPK, konsultan juga wajib memeriksa pengelolaan dana di desa dengan menggunakan formulir-formulir “Pemeriksaan Detail Administrasi Desa”
Dari hasil pengisian ceklist bisa diambil kesimpulan hal-hal apa saja yang perlu mendapat perhatian dan diberikan catatan seperlunya untuk kemudian diambil tindak lanjut penyelesaiannya.
1. Check List Pemeriksaan Dana UPK
2. Pemeriksaan ke Desa
3. Kesimpulan Hasil Pemeriksaan
4. Form Rekapitulasi Penggunaan Dana
5. Perhitungan Dana Kolektif BPNPM-MP
6. Perhitungan Dana Operasional UPK
7. Perhitungan Dana Pengembalian Usaha Ekonomi Produktif
8. Perhitungan Dana Operasional kegiatan
9. Perhitungan Dana Pengembalian Simpan Pinjam Kelompok Perempuan
KETERANGAN CEKLIST PEMERIKSAAN DANA UPK
I. Kemampuan dan Tanggung Jawab UPK
Tugas UPK secara umum adalah :
1. Tugas, dan Tanggung Jawab Ketua UPK
• Pengendalian organisasi.
• Melakukan pembinaan administrasi di TPK
• Melakukan penagihan pengembalian UEP/SPP sesuai rencana
• Fungsi hubungan masyarakat.
• Memimpin rapat/pertemuan UPK.
• Mewakili organisasi dalam pertemuan dengan aparat terkait.
• Menyetujui atau menolak pengajuan dana baik dari sekretaris maupun bendahara.
• Menandatangani surat-surat laporan, pencairan dari bank, pembukaan rekening, pencairan ke desa, kuitansi-kuitansi dan perjanjian dengan pihak lain.Specimen rekening Dana Kolektif, Dana Operasional UPK, Dana Operasional Kegiatan, dan Dana Pengembalian.
2. Tugas dan Tanggung Jawab Bendahara UPK
• Melakukan pembinaan administrasi di TPK
• Melakukan penagihan pengembalian UEP/SP Peremp sesuai rencana
• Mencatat setiap transaksi keuangan harian.
• Membuat laporan keuangan.
• Memegang semua rekening bank dana PNPM-MP
• Memegang uang kas dana PNPM-MP
• Mengeluarkan uang atas persetujuan ketua.
• Membuat perencanaan keuangan dan anggaran.
• Mengisi form-form laporan keuangan.
3. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris UPK
• Melakukan pembinaan administrasi di TPK
• Melakukan penagihan pengembalian UEP/SP Peremp sesuai rencana
• Bertanggungjawab atas segala kearsipan dokumen baik yang menyangkut masalah keuangan PNPM-MP dan proses kegiatan PNPM-MP.
• Menempelkan/memberikan informasi tentang pertanggungjawaban keuangan kepada masyarakat melalui papan informasi dan media informasi lainnya.
• Mencatat hasil keputusan rapat dalam notulen
• Mengisi dan mencatat agenda harian.
• Bertindak sebagai humas bila ketua berhalangan.
• Mengelola inventaris.
• Merencanakan pengadaan administrasi kantor.
• Membuat surat-surat.
Keterangan Kualitas :
C : Cukup, Jika pengurus UPK telah melaksanakan tugas, cara kerja & tanggung jawabnya sesuai dengan porsinya masing-masing secara jelas, jujur dan tidak melakukan penyimpangan dana.
AK : Agak Kurang, Jika sudah ada pembagian tugas yang jelas, tetapi masih ada beberapa tugas yang belum dilaksanakan oleh pengurus UPK.
K : Kurang, Pembagian tugas masing-masing pengurus UPK tidak jelas dan ada dominasi salah satu pengurus UPK atau terlibat dalam penyimpangan dana.
4. Jadwal Kegiatan & Rencana Kerja Pengelola UPK
UPK diharapkan membuat rencana dan jadwal Kegiatan bulanan
5. Laporan UPK pada Papan informasi
UPK harus melakukan pengelolaan dana secara terbuka dengan memberikan informasi kepada masyarakat tentang kondisi keuangan di UPK yang di tempelkan pada papan informasi dan media informasi lainnya.
Administrasi dan Pembukuan UPK
Dana Kolektif
1. Alokasi dan Rencana Penyaluran Dana Kolektif
Pembuatan alokasi dan rencana penyaluran dana kolektif ke desa berdasarkan dengan RPD yang diajukan oleh masing-masing desa.
2. Buku Kas Harian Kolektif
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi kas (uang tunai) yang berkaitan dengan dana kolektif. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukannya untuk apa).
3. Buku Bank Kolektif BPNPM-MP
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi bank yang berkaitan dengan dana kolektif. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukannya untuk apa).
4. Bukti-bukti Transaksi
Arsip Kelengkapan Kuitansi (KW2) Pencairan Ke Desa
Kuitansi (KW2) merupakan bukti TPK menerima dana dari UPK yang ditandatangani oleh ketua TPK dan ketua UPK serta diketahui oleh FK.
5. Specimen sesuai dengan Aturan
Specimen untuk rekening kolektif terdiri dari salah satu wakil masyarakat yang terpilih dalam MAD, Ketua UPK dan semua FK
6. Proses Penyaluran ke desa sesuai dengan RPD dan LPD
Proses penyaluran dana harus sesuai dengan kebutuhan. UPK bersama FK harus melakukan verifikasi terhadap kelengkapan syarat-syarat penyaluran ( RPD/LPD ) dan melakukan pengecekan dengan kondisi lapangan.
Dana Operasional UPK
1. Rencana Penggunaan Dana Operasional UPK
Pengurus UPK harus membuat Rencana penggunaan dana operasional UPK yang harus disampaikan untuk di sepakati dalam musyawarah antar desa.
2. Buku Kas Harian Operasional
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi kas yang berkaitan dengan dana operasional. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukannya untuk apa).
3. Buku Bank Operasional
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi bank yang berkaitan dengan dana operasional. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukannya untuk apa).
4. Arsip Kelengkapan Bukti-bukti Transaksi
Setiap transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran yang terjadi dalam transaksi bank maupun kas harus dilampiri dengan bukti transaksi. Bukti transaksi selain bukti pengeluaran dan penerimaan uang juga harus dilampiri bukti transaksi penggunaan uang yaitu berupa bon/nota dari pembelian barang. Untuk memudahkan pencarian dokumentasi dari bukti-bukti transaksi maka harus dilakukan penomoran bukti transaksi berdasarkan urutan kejadian transaksi.
5. Specimen Sesuai dengan Aturan
Specimen untuk rekening operasional UPK terdiri dari 2 orang yaitu Ketua UPK dan Bendahara UPK.
Dana UEP
1. Rencana & Jadwal Pengembalian UEP
Rencana & Jadwal Pengembalian UEP merupakan target pengembalian tiap bulan (atau sesuai kesepakatan) sehingga UPK bisa memonitor pengembalian UPK tersebut sesuai rencana.
2. Buku Kas Harian UEP
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi kas yang berkaitan dengan dana pengembalian UEP. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukannya untuk apa).
3. Buku Bank UEP
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi bank yang berkaitan dengan dana pengembalian UEP. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukannya untuk apa).
4. Arsip Kelengkapan Bukti-bukti Transaksi
Bukti transaksi dana UEP merupakan bukti setoran dari desa dan bukti penyerahan dana ke desa/kelompok penerima manfaat. Bukti transaksi ini agar dibuat rangkap yang harus di simpan oleh UPK dan pihak desa.
5. Kartu Kredit UEP
Adalah kartu yang merupakan bukti penerimaan pengembalian pinjaman UEP dari kelompok ke UPK.
6. Specimen Sesuai dengan Aturan
Specimen untuk rekening dana UEP terdiri dari 2 orang yaitu salah satu wakil masyarakat yang terpilih dalam MAD dan Ketua UPK.
Dana Simpan Pinjam Perempuan
1. Rencana & Jadwal Pengembalian SP Perempuan
Rencana & Jadwal Pengembalian SP Perempuan adalah daftar yang memuat tentang waktu pengembalian, besarnya pengembalian (pokok dan bunga) dan jangka waktu.
2. Buku Kas Harian UEP
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi kas yang berkaitan dengan dana pengembalian SPP. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukannya untuk apa).
3. Buku Bank UEP
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi bank yang berkaitan dengan dana pengembalian SPP. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis (sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan uang serta jelas peruntukannya untuk apa).
4. Arsip Kelengkapan Bukti-bukti Transaksi
Bukti transaksi dana SPP merupakan bukti setoran dari desa dan bukti penyerahan dana ke desa/kelompok penerima manfaat. Bukti transaksi ini agar dibuat rangkap yang harus di simpan oleh UPK dan pihak desa.
5. Kartu Kredit UEP
Adalah kartu yang merupakan bukti penerimaan pengembalian pinjaman UEP dari kelompok ke UPK.
6. Specimen Sesuai dengan Aturan
Specimen untuk rekening kolektif terdiri dari 2 orang yaitu salah satu wakil masyarakat yang terpilih dalam MAD dan Ketua UPK.
Dana Operasional Kegiatan
1. Rencana Penggunaan DOK
Rencana penggunaan DOK di buat berdasarkan aturan yang telah ada dan diperkirakan sesuai jadwal kegiatan perencanaan. Rencana penggunaan DOK ini di buat oleh FK dan UPK yang disampaikan dalam MAD untuk disepakati
2. Buku Kas Harian Dana Operasional Kegiatan
Buku kas harian dana operasional kegiatan adalah buku kas yang mencatat semua transaksi pengambilan dari rekening operasional kegiatan dan pengeluaran-pengeluaran yang terjadi untuk membiayai proses perencanaan.
3. Buku Bank Dana Opersional Kegiatan
Buku bank dana operasional kegiatan adalah buku yang mencatat secara detail semua transaksi yang terjadi dalam rekening bank dana operasional kegiatan. Saldo di buku bank dana operasional kegiatan harus sama dengan saldo di rekening bank DOK.
4. Arsip Kelengkapan Bukti-bukti Transaksi
Setiap penerimaan dan pengeluaran atau penggunaan dana untuk kegiatan perencanaan harus disertai dengan bukti transaksi seperti kuitansi, nota toko, dan lain-lain. Kuitansi agar di beri nomor sesuai dengan jenis transaksi dan urutan transaksi.
5. Specimen Sesuai dengan aturan
Specimen untuk rekening DOK terdiri dari salah satu wakil masyarakat yang terpilih dalam MAD, Ketua UPK dan semua FK
6. Penggunaan DOK sesuai dengan aturan
Aturan penggunaan DOK sesuai dengan surat pimpro No 414.21/147/I perihal Dana Operasional PNPM-MP tahun 2003.
Daftar Inventaris
UPK harus membuat daftar inventaris untuk memonitor/mengetahui jenis dan jumlah inventaris yang dimiliki oleh UPK dan untuk mengetahui nilai buku inventaris tersebut.
Pengarsipan Dokumen Keuangan
Dokumen keuangan adalah dokumen-dokumen yang berhubungan dengan setiap transaksi-transaksi yang terjadi dalam pengelolaan dana PNPM-MP. Dokumen keuangan terdiri dari buku rekening bank, buku pencatatan transaksi, bukti transaksi, buku inventaris, dokumen pelaporan keuangan. UPK harus mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut sehingga mudah dilakukan pencarian jika dibutuhkan.
Pengarsipan Dokumen Non Keuangan
Dokumen non keuangan adalah segala dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kegiatan PNPM-MP.
III. LAPORAN BULANAN UPK
1. Neraca
Neraca adalah posisi keuangan UPK per tanggal tertentu yang terdiri dari dua komponen yaitu aktiva dan pasiva.
2. Laporan Operasional UPK
Laporan Operasional UPK adalah laporan yang menunjukkan kinerja keuangan UPK dalam satu periode tertentu. Laporan operasional UPK di dapat dari pengurangan total pendapatan dengan biaya-biaya dalam satu periode tertentu contohnya satu bulan.
3. Realisasi Penyaluran Dana
Realisasi penyaluran dana merupakan komulatif dana yang telah disalurkan ke desa per kegiatan.
4. Laporan Perkembangan Pinjaman
Laporan Perkembangan Pinjaman merupakan laporan target dan realisasi pengembalian pinjaman serta saldo pinjaman dari kelompok/desa.
5. Laporan Kolektibilitas Pinjaman
Laporan Kolektibilitas Pinjaman merupakan laporan kualitas pinjaman yang ada di kelompok/desa untuk mengetahui tingkat kesehatan pinjaman.
Keterangan Kualitas untuk administrasi dan pembukuan UPK :
C : Cukup, Jika telah memenuhi segala syarat, baik, benar dan lengkap, tertib serta ada inovasi kreatif yang menambah kualitas.
AK : Agak Kurang, Jika telah memenuhi syarat namun ada beberapa hal yang kurang lengkap dan kurang tertib.
K : Kurang, jika tidak memenuhi syarat, tidak lengkap dan tidak tertib sehingga harus diperbaiki.
IV. Selisih Dana Saat Pemeriksaan
Perhitungan selisih dana ada pada lampiran. Jika terjadi selisih beri ceklist telah dilakukan dan isi berapa jumlah selisih.
CEKLIST PEMERIKSAAN DANA DI DESA
Pemeriksaan desa merupakan perbandingan antara pencatatan di UPK dengan pencatatan yang ada di desa yang bersifat komulatif per tanggal pemeriksaan. Selain pemeriksaan yang berkaitan dengan pengelolaan dana di UPK, konsultan juga wajib memeriksa pengelolaan dana di desa dengan menggunakan formulir-formulir “Pemeriksaan Detail Administrsi LFASKEU/FASKABD”
I. Alokasi Dana kolektif
Diisi untuk mengetahui apakah pencatatan pencairan di UPK sesuai dengan pencatatan/yang diterima oleh desa. Jika tidak sesuai maka perlu mendapat perhatian dan di cross check antara keterangan UPK dengan TPK dengan di buktikan dengan bukti-bukti transaksi.
II. Alokasi Dana DOK
Diisi untuk mengetahui apakah pencatatan pencairan di UPK sesuai dengan pencatatan/yang diterima oleh desa. Jika tidak sesuai maka perlu mendapat perhatian dan di cross check antara keterangan UPK dengan TPK dengan di buktikan dengan bukti-bukti transaksi.
III. Alokasi Dana UEP
Diisi untuk mengetahui apakah pencatatan pencairan di UPK sesuai dengan pencatatan/yang diterima oleh desa. Dan apakah catatan pengembalian dana UEP/SPP di UPK telah sama juga dengan catatan yang ada di desa. Jika tidak sesuai maka perlu mendapat perhatian dan di cross check antara keterangan UPK dengan TPK dengan di buktikan dengan bukti-bukti transaksi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar